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我們龍喜文化的資深活動策劃師們總結道，有條不紊和注重細節(jié)是舉辦一次成功活動的兩個關鍵?；顒硬邉潏?zhí)行者在活動中應當確保所有事情不出紙漏，凡事都按預定計劃順利進行。活動的組委會必須堅持既定的方針。如果花上一兩個月的時去敲定一件事情，那將會導致活動的管理效率低下，你可以花上數(shù)個小時去設計一份有創(chuàng)意的邀請函，但如果這份邀請函沒能及時打印出來以致錯過了寄出的最后期限，后果將不堪設想，所以一旦你決定承擔某項活動，接下來你就應當立即制定關鍵任務時問表。
活動策劃執(zhí)行者在制定關鍵任務時間表之前，你應當再次確認活動舉辦的時問，然后從那天開始向前排出所有人員應當做的事情。在一次籌款活動，活動計劃和標志都在最后作臨時改動，而工作人員差點沒有及時一送到。在另外一次活動中當日劃書都已經(jīng)分發(fā)之后，計劃書的插圖才送達。而這些失誤和差點釀成大禍的忽略正是由于計劃不當和協(xié)調不力造成的。在籌備活動的整個過程中，你應當嚴格地執(zhí)行每個時間段的安排，否則就容易導致多米諾骨牌效應，讓人吃驚的是，有時一件看似微不足道的小事竟會對活動產(chǎn)生重大的影響。在一次籌款活動中，工作人員居然在活動開始前幾分鐘還在對座位的安排進行調整，以至于到后來他們完全沒有時間再檢查一遍，導致出現(xiàn)了令人尷尬的錯誤，一張桌子被同時分配給了兩家公司，當工作人員忙著額外再去尋找一張桌子時，客人們只得站在一旁等待。糟糕的是，由于沒有多余的桌布以及中央裝飾品，最后增加的那張桌子放在那里和其他桌子顯得極不協(xié)調，所以又只得將它撤下來。因為是在最后一刻接到了位置調整的指令，所以工作人員沒能留出足夠的時間檢查重新安排的情況。你的目標是要在方案實施的前一天將所有事情完全定下來，好讓每個相關人員有時間檢查關鍵時刻的各種細節(jié)。你應該讓每一個工作人員在活動開始的那一天處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。
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